Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

Tổng đài ảo là loại hình tổng đài điện thoại đang được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi bởi sự tiện lợi và chi phí phải chăng. Vậy tổng đài ảo khác tổng đài vật lý truyền thống như thế nào?

Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

Sự phát triển vượt bậc của công nghệ và Internet đã cho ra đời nhiều sản phẩm, ứng dụng thông minh, tiện lợi trong đó có tổng đài ảo. Đây là loại hình tổng đài mới cho phép bạn nhận cuộc gọi của khách hàng từ những đầu số cố định qua chính điện thoại di động của mình, máy tính, điện thoại cố định mà không cần có mặt tại văn phòng.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là loại tổng đài chỉ sử dụng duy nhất một phần cứng tổng đài, nó cho phép thiết lập nhiều công ty sử dụng chung một tài nguyên tổng đài phần cứng đó, từ đó giúp doanh nghiệp không cần phải tốn kém chi phí lắp đặt.

Tổng đài ảo cho phép bạn nhận trực tiếp cuộc gọi của khách hàng đến một loạt các thiết bị đầu cuối như điện thoại di động, điện thoại cố định, máy tính bảng, máy tính bàn mọi lúc mọi nơi mà không cần phải có mặt tại văn phòng.

Lợi ích mà doanh nghiệp nhận được

Với tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần phải duy trì nhân sự hay quản lý hệ thống tổng đài. Từ đó tiết kiệm tối đa chi phí thuê nhân sự và chi phí lắp đặt.

Tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Việc quản lý hệ thống cũng như thiết lập cấu hình của tổng đài ảo đều được thực hiện dễ dàng qua giao diện web trực quan.

Những ưu điểm của tổng đài ảo:

• Tiết kiệm được 50% chi phí so với cước viễn thông 
• Tăng tỉ lệ nhận cuộc gọi lên 90% 
• Đường truyền ổn định, chất lượng cuộc gọi cũng được đảm bảo 
• Tổng đài ảo của Cloudfone có thể tích hợp được SMS và Voice để chăm sóc khách hàng 
• Khi không thể online, tổng đài tự kết nối trực tiếp đến thuê bao di động 
• Phủ sóng không giới hạn 
• Nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc chỉ bằng 1 đầu số duy nhất 
• Thời gian kết nối tối đa chỉ 5 giây 
• Tỉ lệ gọi thành công lớn hơn 98% 
• Tỉ lệ rớt cuộc gọi dưới 5%

Mô hình hoạt động của tổng đài ảo

Khi có cuộc gọi tới, các thiết bị đầu cuối sẽ được thiết lập trả lời tự động và kết nối trực tiếp đến nhân viên thông qua các thiết bị đầu cuối, từ đó nhân viên có thể tiếp nhận cuộc gọi bất kể đang ở đâu.

Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

Với tổng đài truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải mất chi phí cho việc thiết lập và lắp đặt hệ thống tổng đài nhưng tổng đài ảo thì hoàn toàn miễn phí.

Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

Tổng đài truyền thống

• Bỏ chi phí thiết lập và lắp đặt thiết bị, dây kết nối 
• Mất chi phí thuê nhân viên trực tổng đài 
• Chi trả cho việc sửa chữa, thay mới các máy móc hư hỏng 
• Chi phí thuê bảo dưỡng tổng đài máy nhánh, mạng nội bộ và hệ thống tính cước 
• Phải có người quản trị hệ thống chuyên dụng hoặc thuê nhân công khi muốn thay đổi tính năng của tổng đài 
• Khi có sự cố mất điện sẽ bị mất liên lạc, nên bạn phải đầu tư thêm nguồn dự phòng 
• Kết nối chậm, hoặc bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng 
• Không thể gọi cho khách hàng khi rời khỏi văn phòng

Tổng đài ảo

• Không cần đầu tư nhân sự quản lý hệ thống tổng đài cũng như mua hệ thống này 
• Quản lý hệ thống, thiết lập cấu hình thông qua Internet với trình duyệt Web nên rất dễ sử dụng 
• Hoạt động dựa trên hệ thống mạng máy tính có sẵn, không cần đầu tư hệ thống cáp điện thoại
•  Khi xây dựng tổng đài, doanh nghiệp sẽ không bị tính phí cước liên lạc giữa các chi nhánh và cước phí gọi quốc tế 
• Không bị giới hạn cuộc gọi nên chắc chắn không bỏ lỡ cuộc gọi nào của khách hàng 
• Gọi nội bộ giữa các tỉnh thành không bị tính phí 
• Nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu 
• Dễ dàng quản lý cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi 
• Tích hợp được với các ứng dụng và hệ thống quản lý bán hàng khác 
• Thực hiện cuộc gọi trên cả PC, smartphone,….

Tham khảo thêm: bảng giá dịch vụ tổng đài ảo tại CloudFone