Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng

Khi bạn lên phương án chuẩn bị lắp đặt tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp của bạn. Bạn thường đặt ra nhiều câu hỏi phân vân. 

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng

Và muốn tìm hiểu về sản phẩm trước khi chọn nhà cung cấp. Và cũng có một số bạn từng nghe về tổng đài nội bộ nhưng chưa hiểu rõ. Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về các vấn đề mà bạn đang thắc mắc.

Tổng đài điện thoại nội bộ là gì? 

Tổng đài điện thoại nội bộ hay còn gọi là tổng đài điện thoại là một hệ thống chuyển mạch giúp cho các thiết bị đầu cuối trong cùng một hệ thống liên lạc đàm thoại với nhau hoàn toàn miễn phí. Và gọi ra ngoài trên một số thuê bao được cung cấp bởi các nhà mạng như VNPT, FPT, Viettel...

Tổng đài ảo là gì?

Dịch vụ tổng đài ảo là loại dịch vụ thoại sử dụng nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp.

Dịch vụ này được lắp đặt rất đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên di động, hoặc tận dụng các điện thoại analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VoIP Gateway là hoàn toàn có thể sử dụng và được trang bị các tính năng hoàn toàn giống với một tổng đài chuyên nghiệp mà không cần phải đầu tư một hệ thống tổng đài vật lý tốn kém.

Khách hàng sử dụng tổng đài nội bộ là những ai?

Các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, tập đoàn, nhà hàng, khách sạn, văn phòng, các đơn vị này sử dụng tổng đài để kết nối nhân viên giữa các phòng ban với nhau một cách nhanh chóng mà không hề tốn chi phí liên lạc. 

Các gia đình, biệt thự có số lượng phòng nhiều để tạo sự liên lạc nhanh chóng giữa các thành viên trong đình. Thì tổng đài nội bộ tầm trung cũng là một giải pháp tối ưu và tiết kiệm chi phí thay vì sử dụng điện thoại di động để liên lạc

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng như thế nào?

Dưới đây là gợi ý để bạn chọn loại hình tổng đài phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn. Giúp tiết kiệm chi phí cũng như mang lại hiệu quả tối đa cho nhân viên sử dụng.

Đối với văn phòng, doanh nghiệp vừa và nhỏ

Nên dùng hệ thống tổng đài analog: Với hệ thống tổng đài analog tất cả điện thoại nhánh có một đầu số riêng biệt và kết nối trực tiếp với tổng đài thông qua đường line nhánh. 

Bộ chuyển mạch của tổng đài liên kết các điện thoại với nhau và liên kết với đầu số PSTN thông qua trung kế bưu điện nơi mà các line đầu số bưu điện kết nối trực tiếp với tổng đài.

Đối với văn phòng, doanh nghiệp vừa và lớn

Nên dùng hệ thống tổng đài VoIP - tổng đài ảo: VoIP hoạt động trên nền tảng IP với cùng đường mạng LAN và WAeN của máy tính. Điểm ưu việt của VoiIP so với Analog là tính linh động và tốc độ hội tụ cao trên băng thông LAN, WAN tốc độ cao. VoIP có thể sử dụng Video Call giúp cho việc liêc lạc bằng hình ảnh trở lên dễ dàng với chất lượng cao.

Việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buộc văn phòng, doanh nghiệp phải suy nghĩ lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, việc liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác khách hàng lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc. Một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hệ thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc.

Lợi ích từ việc sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ mang lại?

Lợi ích từ việc sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ mang lại

- Liên lạc nội bộ với nhau hoàn toàn miễn phí

- Tính năng bảo mật các cuộc gọi nội cao nhất

- Tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc liên lạc giữa các phòng ban trong công ty

- Cho phép hoặc chặn cuộc gọi ra ngoài, liên tỉnh, di động, quốc tế...

- Chuyển cuộc gọi tới một nhân viên nào đó chỉ cần thao tác trên máy nhánh của bạn

- Rước cuộc gọi từ một nhân viên nào khi họ không có ở đó

- Tăng tính chuyên nghiệp khi đàm thoại và nhận cuộc gọi từ khách hàng

- Bạn có thể kích hoạt kênh DISA trả lời tự động thuận lợi hơn cho khách hàng khi liên lạc với công ty bạn...