Có nên lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp

Bạn đang có nhu cầu lắp đặp tổng đài điện thoại nội bộ nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu. Hãy cùng NỀN TẢNG SỐ phân tích để tìm ra được phương án tốt cho doanh nghiệp của bạn.

Có nên lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại nội bộ là gì?

Tổng đài điện thoại nội bộ (Private Automatic Branch Exchange) là một hệ thống liên lạc quan trọng và cần thiết hoạt động trong nội bộ của một công ty, doanh nghiệp. Nó giúp cho nhân viên giữa các bộ phận và các cấp có thể liên lạc, kết nối với nhau dễ dàng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Hiểu theo nghĩa chuyên ngành, tổng đài điện thoại nội bộ là hệ thống chuyển mạch tự động riêng, mỗi chuyển đổi trạm cho hệ thống điện thoại giúp các thiết bị đầu cuối thực hiện cuộc gọi liên lạc với nhau và thực hiện gọi ra trên một số đường thuê bao từ các nhà cung cấp cụ thể, ví dụ như các nhà mạng VNPT, Viettel, FPT, CloudFone,…

Đối với nhiều doanh nghiệp, công ty có quy mô lớn, số lượng nhân viên đông hay có nhiều bộ phận, việc thiết lập một tổng đài điện thoại nội bộ hoàn toàn thiết thực và cần thiết.

Các loại tổng đài điện thoại nội bộ 

Hiện tại đang tồn tại song song 2 công nghệ tổng đài là tổng đài analog và tổng đài Voip.

Điểm khác biệt giữa tổng đài truyền thống và tổng đài ảo

Lắp đặt tổng đài điện thoại analog

Đây là công nghệ đã tồn tại lâu đời hiện tại vẫn nhiều công ty đang sử dụng một số đặc điểm của công nghệ này. 

• Sử dụng trên công nghệ analog đã lỗi thời 
• Từ tổng đài phải đi đường dây điện thoại đến các máy điện thoại con. 
• Chỉ kết nối được nội bộ trong 1 văn phòng ( Nhiều văn phòng phải setup nhiều tổng đài , không liên kết được ) 
• Tính năng đơn giản : chỉ có một vài tính năng đơn giản như gọi nội bộ, gọi ra , gọi vào. Không có ghi âm, quản lý cuộc gọi được. 
• Mở rộng khó khăn. Mỗi loại tổng đài có một cấu hình sẵn khi vượt qua cấu hình này thì việc nâng cấp mở rộng rất khó khăn. Ví dụ ban đầu công ty có 10 người cần 10 cái điện thoại nội bộ sau này phát sinh thêm 2 nhân viên mới thì việc mở rộng sẽ khá khó khăn. 
• Không có API để kết nối với các phần mềm như CRM, ERP. 

Lắp đặt tổng đài điện thoại VOIP

Tổng đài ảo VoIP là dịch vụ điện thoại sử dụng nền tảng IP để thực hiện cuộc gọi đến bất kỳ đầu số nào trên khắp thế giới. Chỉ cần lắp đặt đơn giản từ phía cung cấp dịch vụ kèm theo kết nối Internet là doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo để tư vấn và bán hàng rồi.

Tổng đài điện thoại IP hay còn gọi voip là viết tắt của  voice over internet protocol là giao thức điện thoại qua internet chính nhờ đặc điểm này mà tổng đài IP có nhiều tính năng ưu việt hơn analog rất nhiều. 

• Triển khai trên hạ tầng internet sẵn có : chỉ cần có internet, wifi là triển khai được. Không đòi hỏi về hạ tầng phức tạp 
• Không phụ thuộc vào giới hạn vùng địa lý : một tổng đài có thể được sử dụng cho nhiều chi nhánh ở các vùng địa lý khác nhau. 
• Quản lý ghi âm cuộc gọi của khách hàng , nhân viên nghe lại dễ dàng. Có thể lưu trữ được cuộc gọi rất lâu tùy thuộc vào ổ cứng tổng đài có thể gắn thêm. 
• Thống kê báo cáo chi tiết cuộc gọi theo từng số điện thoại, từng nhân viên, cuộc gọi vào , gọi ra , gọi nội bộ. 
• Nâng cấp mở rộng dễ dàng khi có phát sinh nhân viên mới. 
• Có API để kết nối với các phần mềm thứ 3 như CRM, ERP…

Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

Sơ đồ giải pháp lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Những lợi ích cụ thể mà tổng đài điện thoại nội bộ mang lại cho doanh nghiệp phải kể đến đó là:

• Các liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện. 
• Độ bảo mật cao 
• Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện. 
• Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn (như cuộc gọi liên tỉnh, cuộc gọi quốc tế). Kiểm soát được các cuộc gọi tốt hơn. 
• Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn. 
• Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí. 
• Có thể chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc. 
• Doanh nghiệp chỉ phải sử dụng 1 đầu số liên lạc duy nhất để giao dịch với khách hàng. 
• Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. 
• Có thể thiết lập cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại của nhân viên nào trong công ty tùy theo vai trò và nhiệm vụ của họ.

Dịch vụ tổng đài ảo VoIP tại CloudFone

Với những thông tin đã đưa ra thì chắc ch ắn các doanh nghiệp sẽ hoàn toàn đặt niềm tin vào tổng đài ảo. Tuy nhiên, có một khó khăn là họ phải tìm nhà cung cấp nào để có được một hệ thống tổng đài ảo như mong muốn.

Tổng đài ảo CloudFone

CloudFone một trong những công ty lớn nhất về tổng đài ảo ở Việt Nam, Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Dữ Liệu Trực Tuyến sẽ xây dựng cho bạn một hệ thống tổng đài ảo chỉ trong vòng 30 phút với mức giá hợp lý. Để biết thêm thông tin chi tiết xin vui lòng truy cập vào website https://cloudfone.vn hoặc liên hệ với số hotline (08)73.070809.