Bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu nhờ dịch vụ điện thoại VoIP?

Tối ưu hóa chi phí là điều doanh nghiệp hướng đến để đạt lợi nhuận tốt nhất. Về khía cạnh truyền thông, hãy xem VoIP có thể giúp bạn tiết kiệm được bao nhiêu!

VoIP là giải pháp tối ưu hóa chi phí và lợi nhuận trong doanh nghiệp

Ngày nay, mặc dù các phương tiện liên lạc hiện đại như các phần mềm nhắn tin, email,... ngày càng phát triển, nhưng truyền thông qua điện thoại vẫn có tầm quan trọng nhất định trong hoạt động kinh doanh, nhất là chăm sóc khách hàng của các doanh nghiệp.

Theo đó, việc sử dụng điện thoại không những giúp bạn giải quyết nhu cầu của khách hàng nhanh chóng hơn mà còn tăng cường khả năng kết nối với nhiều nhóm khách hàng. Tuy nhiên, chi phí cho hệ thống điện thoại truyền thống không hề rẻ. Vì vậy, nhiều công ty đã hướng đến việc sử dụng dịch vụ điện thoại VoIP. Vậy chúng đã tiết kiệm những khoản chi nào cho doanh nghiệp?

Phí người dùng

VoIP hỗ trợ thu phí trên một tài khoản thay vì cả hệ thống gồm nhiều người dùng

 Hệ thống điện thoại truyền thống thường áp dụng chính sách thanh toán trên mỗi người dùng. Nghĩa là, một máy điện thoại cố định sẽ được tính là một người dùng, doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên trực tổng đài càng lớn thì chi phí này sẽ càng cao.

Tất nhiên, dịch vụ điện thoại VoIP cũng thu phí người dùng. Tuy nhiên, các gói thuê bao VoIP không tính đến số lượng nhân viên hoặc số điện thoại trong văn phòng của bạn mà chỉ quan tâm đến số lượng tài khoản mà doanh nghiệp cần mở trong cùng một thời điểm.

Điều này cho phép nhân viên của bạn kích hoạt đường dây liên lạc trên nhiều thiết bị cùng một lúc mà vẫn được tính là một người dùng. Nhiều người dùng cũng có thể chia sẻ một tài khoản điện thoại. Nhìn chung, các doanh nghiệp nhỏ với số ít nhân viên sẽ phải trả nhiều tiền hơn cho mỗi tài khoản, doanh nghiệp lớn sẽ tối ưu hóa chi phí hơn. Tuy nhiên, nếu so với điện thoại truyền thống thì đây chắc chắn đã là một khoản đầu tư tiết kiệm.

Phí sử dụng các tính năng cụ thể

Cho phép sử dụng nhiều tính năng với chi phí hợp lý là một ưu thế lớn của VoIP

 Khả năng sử dụng nhiều thiết bị, quản lý cuộc gọi dễ dàng, truy cập vào bảng điều khiển website… đều là các tính năng mà doanh nghiệp nào cũng cần ở hệ thống truyền thông. Tuy nhiên nếu vẫn sử dụng dịch vụ điện thoại truyền thống thì khi doanh nghiệp sử dụng càng nhiều tính năng, chi phí phải bỏ ra sẽ càng cao.

Dịch vụ điện thoại VoIP sẽ giúp bạn hạn chế những khoản chi phí đó bằng cách hỗ trợ thêm nhiều tính năng tùy chọn vào gói dịch vụ đã chọn với một khoản chi phí hợp lý hơn. Bên cạnh đó, bạn có thể loại bỏ các tính năng không cần thiết bất cứ lúc nào. Điều đó có nghĩa là, doanh nghiệp chỉ trả tiền cho tính năng đang sử dụng và không cần trả phí phát sinh sau khi ngưng dùng.

Phí hợp đồng điện thoại

Hợp đồng dài hạn với VoIP giúp bạn tiết kiệm khá nhiều chi phí truyền thông

 Các nhà mạng truyền thống thường đưa ra các gói dịch vụ, kế hoạch bảo trì và các hoạt động nâng cấp định kỳ bằng các hợp đồng ngắn hạn hoặc các thỏa thuận bổ sung. Dĩ nhiên, bạn sẽ phải chi trả nhiều khoản chi phí phát sinh hơn thay vì trọn gói.

Ngược lại, với dịch vụ điện thoại VoIP, doanh nghiệp có thể nhận được mức giá tốt hơn nếu bạn ký kết các hợp đồng dài hạn (từ hai đến ba năm).

Các hợp đồng dài hạn luôn đem lại hiệu quả về chi phí nhưng nếu chưa quen với VoIP, bạn có thể bắt đầu với các gói dịch vụ theo tháng, sau đó chuyển dần sang hợp đồng dài hạn để được hưởng nhiều ưu đãi hơn.

Phí phần cứng

VoIP có thể được cài đặt và sử dụng trên mọi thiết bị

Một ưu điểm khác của VoIP chính là sự tương thích trên hầu hết mọi thiết bị có kết nối Internet. Như vậy, nhân viên của bạn có thể sử dụng thiết bị điện tử cá nhân như điện thoại, máy tính xách tay… hoặc cả máy tính để bàn để thực hiện tương tác truyền thông. Doanh nghiệp sẽ không còn tốn chi phí cho các thiết bị cố định tại văn phòng, đặc biệt nếu công ty có số lượng nhân sự lớn.

Bảo trì dễ dàng, tiết kiệm

Sử dụng trên mọi thiết bị, VoIP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bảo trì

Hệ thống điện thoại truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp phải lắp đặt các thiết bị cố định và bảo trì đường dây định kỳ. Với tổng đài VoIP, bạn có thể thay thế các thiết bị cố định cồng kềnh - nguyên nhân phát sinh quá nhiều chi phí này bằng các thiết bị di động sẵn có của nhân viên. Điều này không chỉ giúp họ linh hoạt hơn trong việc xử lý các tình huống của khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí bảo trì lớn.

Như vậy, với VoIP, bạn không còn tốn chi phí cho việc thuê chuyên gia để duy trì hệ thống. Thay vào đó, doanh nghiệp không cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào hoặc hiệu chỉnh thiết bị gì nữa.

Bằng việc sử dụng dịch vụ điện thoại VoIP, doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm khá nhiều chi phí vận hành. Đây cũng chính là yếu tố then chốt để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, trực tiếp nâng cao doanh thu bán hàng và tổng lợi nhuận thu vào nói chung. Vậy còn đợi gì nữa mà không áp dụng VoIP ngay hôm nay?

Tham khảo thêm: Sự khác nhau giữa tổng đài PBX và tổng đài ảo VOIP là gì?