7 lỗi thường gặp khi triển khai tổng đài điện thoại

Là công cụ chăm sóc khách hàng hữu ích cho các doanh nghiệp nhưng tổng đài điện thoại cũng tiềm ẩn nhiều rắc rối nếu bạn không lưu ý những lỗi thường gặp khi triển khai tổng đài điện thoại ngay dưới đây.

Lỗi hệ thống điện thoại sẽ gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến việc trao đổi thông tin của doanh nghiệp 

Đa phần doanh nghiệp hiện này đều không nhận thấy các lỗi khi triển khai tổng đài điện thoại, cho đến lúc chúng ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh. Theo đó, những gián đoạn trong giao tiếp sẽ làm mất tính chuyên nghiệp của dịch vụ cũng như mối quan hệ với khách hàng và đối tác.

Bên cạnh đó, các lỗi này cũng khiến nhân viên không thể đưa ra quyết định đúng đắn khi chưa nhận được thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác, dẫn đến năng suất làm việc kém. Sau đây là 7 lỗi thường gặp khi triển khai tổng đài điện thoại có thể đang xảy ra với doanh nghiệp của bạn, hãy kiểm tra chúng ở bài viết dưới đây!

Không tùy chỉnh theo nhu cầu

Hãy cung cấp những tính năng điện thoại thiết yếu nhất cho từng vị trí công tác

Tùy đặc trưng công việc mà mỗi nhân viên đều cần những tính năng điện thoại khác nhau. Do đó, trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp là thiết lập cho từng vị trí công tác một tùy chỉnh hệ thống điện thoại riêng với những chức năng thật sự thiết yếu. Nhân viên của bạn đang cần tính năng điện thoại nào? Hãy cung cấp cho họ những công cụ đó ngay lập tức. Điều này sẽ giúp họ dễ dàng hơn trong công tác, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Ví dụ, một nhân viên bán hàng hay bộ phận dịch vụ sẽ sử dụng cuộc gọi nhóm, kết nối với thiết bị di động… nhiều nhất. Trong khi đó, có thể những nhân viên của bộ phận khác không thực sự cần đến các tính năng này.

Ứng dụng công nghệ mới quá sớm

Việc sử dụng các ứng dụng công nghệ mới không hẳn sự lựa chọn lý tưởng của các doanh nghiệp

 Có rất nhiều doanh nghiệp hiện đang rơi vào “cái bẫy công nghệ” bởi việc ứng dụng ngay lập tức các công cụ mới ngay khi vừa ra mắt. Đây không phải là một phương án thật sự lý tưởng bởi nhân viên buộc phải thường xuyên tiếp nhận những công nghệ hoàn toàn mới. Thậm chí, cả khách hàng của bạn cũng có thể cảm thấy phiền nhiễu vì doanh nghiệp liên tục thay đổi cách thức liên lạc.

Không chỉ vậy, việc nâng cấp hệ thống điện thoại thường xuyên tiêu tốn của doanh nghiệp không ít chi phí. Thậm chí, trong trường hợp xảy ra lỗi hệ thống điện thoại, bạn cũng không biết phải dùng phương pháp nào để khắc phục bởi đây là những sản phẩm công nghệ đang trong giai đoạn sử dụng thử nghiệm.

Tụt hậu về công nghệ

Việc tụt hậu công nghệ sẽ ngăn cản doanh nghiệp tiếp cận xu hướng hiện đại

 Không có doanh nghiệp hiện đại nào thành công mà không áp dụng những xu hướng công nghệ mới. Không hề phi logic với luận điểm trên, bạn chỉ nên theo kịp những xu hướng công nghệ đã nhận được nhiều đánh giá tích cực từ chuyên gia và có hệ thống hỗ trợ người dùng hiệu quả.

Công nghệ luôn được đổi mới từng ngày. Do vậy, nếu không kịp cập nhật và đổi mới, bạn sẽ gặp phải những bất lợi lớn trong kinh doanh.

Chẳng hạn, nếu kiên trì sử dụng hệ thống điện thoại cũ, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều chi phí cho cước viễn thông, đồng thời chất lượng chăm sóc khách hàng của tổng đài viên cũng bị hạn chế rất nhiều. Thay vì vậy, việc sử dụng VoIP sẽ mang lại nhiều tiện ích hơn: không bị giới hạn về địa lý, tiết kiệm cước phí - ví dụ như gọi nội bộ miễn phí,...

Vì vậy, việc cập nhật các công nghệ mới là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để xử lý các lỗi khi triển khai hệ thống điện thoại.

Sử dụng hệ thống điện thoại đắt tiền

Những hệ thống điện thoại đắt đỏ chưa hẳn sẽ được vận dụng tốt ở doanh nghiệp của bạn. Đó cũng là một lỗi hệ thống điện thoại mà nhiều đơn vị kinh doanh hiện nay đang gặp phải. Một mặt, bạn phải chi khá nhiều tiền cho việc lắp đặt và vận hành chúng, mặt khác nhiều nhân viên và cả khách hàng, đối tác lại không cảm thấy hài lòng về chất lượng của chúng.

Do đó, thay vì lãng phí ngân sách của mình vào hệ thống điện thoại đắt đỏ, hãy đảm bảo chi phí bỏ ra là xứng đáng - tức, chỉ nên sử dụng hệ thống phù hợp nhất với quy trình và quy mô công ty.

Kỳ vọng khách hàng hiểu cách sử dụng

Nên cung cấp cho khách hàng hướng dẫn cụ thể để liên lạc với doanh nghiệp

 Một lỗi hệ thống điện thoại mà nhiều doanh nghiệp mắc phải hiện nay là không hướng dẫn phương thức liên lạc cụ thể cho khách hàng. Việc mặc định rằng họ đã hiểu cách làm thế nào để liên lạc chính là lý do khiến người dùng không thể tiếp cận với bạn và sẵn sàng từ bỏ lựa chọn sản phẩm.

Ngay bây giờ, hãy cung cấp cho người dùng những hướng dẫn tỉ mỉ nhất để liên lạc với doanh nghiệp. Ví dụ như đưa ra những số điện thoại miễn phí cước để khách hàng tiếp cận,...

Lòng trung thành thương hiệu

Nên cập nhật nhiều nhà cung cấp khác nhau để tiếp cận xu hướng công nghệ mới

Có nhiều doanh nghiệp chọn mua thiết bị điện thoại của cùng một nhà cung cấp trong nhiều năm liền. Lòng trung thành không sai nhưng đôi khi chính điều đó sẽ gây ra một vài bất cập cho chính công ty của bạn.

Chẳng hạn, thương hiệu trung thành của doanh nghiệp không cập nhật kịp thời những công nghệ mới hay không có sản phẩm tương thích với điện thoại của bạn,... Vì vậy, việc ngại thay đổi nhà cung cấp đôi khi sẽ trở thành cản trở lớn cho sự phát triển của bạn!

Khuếch tán thông tin quá nhiều

Các cuộc gọi diễn ra quá nhiều sẽ dẫn đến việc khách hàng không thể liên lạc với bạn

 Một lỗi hệ thống điện thoại mà nhiều người cũng thường xuyên gặp phải là không thể nhận được thông tin hoặc ngược lại. Vấn đề này sẽ khiến cả khách hàng cũng như nhân viên cảm thấy bức xúc, làm mất tính chuyên nghiệp của công ty.

Nguyên nhân của vấn đề này là do các cuộc gọi diễn ra quá nhiều dẫn đến việc máy bận thường xuyên. Để hạn chế tình trạng này, bạn có thể đề nghị nhân viên gửi email hoặc nhắn tin, hạn chế sử dụng điện thoại trong trường hợp không cần thiết.

Việc xác định lỗi khi triển khai hệ thống điện thoại chỉ là bước đầu tiên, sau đó bạn cần tìm ra phương hướng để giải quyết triệt để chúng. Và hiện nay, sự ra đời của VoIP đã mang lại những tiện ích không nhỏ cho doanh nghiệp. Đây được xem là cách thức lý tưởng nhất để giúp nhân viên lẫn khách hàng của bạn dễ dàng trao đổi thông tin hơn và được nhiều công ty tin dùng. Hãy áp dụng chúng vào doanh nghiệp của mình ngay hôm nay!