Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản

Quản lý văn bản luôn là nỗi lo của nhiều đơn vị nhất là khi giấy tờ ngày một tăng lên. Để giải quyết vấn đề đó, bạn nên đưa công nghệ thông tin vào quá trình quản lý văn bản. Sau đây là một số ứng dụng của công nghệ thông tin giúp bạn và đơn vị của mình quản lý chuyên nghiệp tất cả các văn bản.

1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu, hồ sơ

Quản lý hồ sơ tài liệu luôn là một vấn đề được quan tâm. Nếu trước đây, việc quản lý tài liệu được thực hiện thủ công và lưu kho khiến mỗi lần tìm kiếm và sử dụng rất khó khăn và mất rất nhiều thời gian cũng như công sức của cán bộ, nhân viên. Đôi khi bảo quản tài liệu không cẩn thận còn gặp phải trường hợp mất mát hay hư hỏng tài liệu. Thêm nữa, chi phí về văn phòng phẩm như in ấn giấy tờ, diện tích lưu kho cũng là một vấn đề khiến đa số các đơn vị, doanh nghiệp tìm cách khắc phục. Vậy làm thế nào để quản lý tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng mà không mất nhiều thời gian, công sức hay tiền bạc?

Công nghệ thông tin tác động đến nhiều lĩnh vực của xã hội và đặc biệt là thông tin

Chúng ta đều biết kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu trao đổi thông tin, khai thác thông tin, dữ liệu của toàn thể nhân loại. Trong đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trên toàn cầu ở mọi phương diện đã trở nên phổ biến và vô cùng cần thiết. Đặc biệt nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ đang được các đơn vị, các doanh nghiệp và các nhà đầu tư chú trọng quan tâm.

Với công việc quản lý tài liệu, hồ sơ sổ sách, các báo cáo, số liệu thì nhân viên, cán bộ quản lý phải khai thác và sử dụng công nghệ thông tin như một công cụ hữu ích để quản lý tài liệu, quản lý văn bản, hồ sơ, các báo cáo mang tính chuyên nghiệp hơn, khi cần người quản lý có thể lấy bất cứ lúc nào và tìm một cách nhanh nhất… Mặt khác, dưới góc độ quản lý, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với công tác nghiệp vụ.

Hiện nay, hệ thống thông tin điện tử Intenet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu. Và cũng theo xu hướng mới là điện tử hóa văn phòng, điện tử hóa tài liệu thông qua các phần mềm văn phòng điện tử, phần mềm quản lý tài liệu, văn bản hay phần mềm quản lý công việc đã giúp cho việc lưu trữ tài liệu trở nên thông suốt, chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn mà không mất nhiều thời gian và công sức, việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu từ đó cũng thuận tiện hơn rất nhiều.

2. Thuận tiện, dễ dàng khi quản lý tài liệu trên phần mềm DocEye

Phần mềm quản lý tài liệu DocEye cho phép người dùng lưu các tài liệu dùng chung cho một đơn vị hoặc một nhóm người dùng. Các tài liệu này không thuộc nhóm thông tin văn bản, có thể là phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu âm thanh, video… Chức năng này áp dụng hiệu quả đối với trường hợp cơ quan ra quyết định thành lập tổ thực hiện nhiệm vụ nào đó để các thành viên trong tổ thực hiện nhiệm vụ được tốt, tổ trưởng có thể khởi tạo nhóm tài liệu để các thành viên trong tổ chia sẻ với nhau. Hoặc trong trường hợp cơ quan thực hiện triển khai một nhiệm vụ nào đó thì tài liệu của nhiệm vụ đó có thể được chia sẻ để mọi người liên quan truy cập.

Phần mềm DocEye

Phần mềm DocEye cho phép quản lý hồ sơ sự kiện. Các sự kiện có thể được quản lý thành một hồ sơ theo dõi từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện. Chức năng này áp dụng hiệu quả trong trường hợp quản lý hồ sơ khiếu nại tố cáo hồ sơ vi phạm, hồ sơ triển khai dự án, triển khai hợp đồng …

Ngoài ra, phần mềm còn cho phép người dùng quản lý các loại tài liêu đặc thù và theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện đồng thời cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như Hợp đồng, Dự án …

Phần mềm có giao diện thân thiện với người sử dụng, dễ dùng, chạy chính xác và ổn định. Các thông tin quản lý nội dung của hồ sơ lưu trữ bảo đảm đầy đủ, chính xác đến từng chi tiết. Việc quản lý và tìm kiếm nhanh, linh hoạt tài liệu lưu trữ đến từng hồ sơ và đơn vị bảo quản. Các thao tác đối với dữ liệu, các biểu mẫu, các bản ghi dữ liệu được thực hiện thuận tiện, hiệu quả. Cập nhật và thiết lập được hệ thống thông tin công khai, minh bạch đến mọi đối tượng trong và ngoài nước… Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được cập nhật đầy đủ trên phần mềm sẽ tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị được thống nhất và dần đi vào nền nếp.